Por que projetos entre empresas e institutos de pesquisa não saem do papel?

Quando um projeto entre uma empresa e um instituto de pesquisa demora para avançar, é comum que a primeira explicação seja a burocracia. Mas nem sempre ela está na origem do problema.

Muitas dificuldades começam antes, na própria estruturação da parceria.

Um projeto de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I) precisa deixar claro o que será desenvolvido, quem fará cada atividade, quanto tempo será necessário, quais recursos estarão envolvidos e quais resultados deverão ser entregues.

Quando essas definições não estão suficientemente maduras, as dúvidas aparecem durante a negociação, a análise institucional e a elaboração dos instrumentos jurídicos. E aquilo que começou como uma boa intenção de parceria pode passar meses sem avançar.

Por que uma parceria com um instituto de pesquisa pode demorar?

Uma parceria de PD&I envolve interesses e responsabilidades diferentes. A empresa normalmente parte de uma necessidade: desenvolver uma tecnologia, aprimorar um produto, resolver um problema técnico ou acessar uma competência científica que não possui internamente.

O instituto de pesquisa, por sua vez, precisa compreender o projeto, avaliar sua participação, definir pesquisadores e infraestrutura envolvidos e verificar as condições institucionais para sua execução.

Por isso, antes de discutir qual contrato será utilizado, existe uma pergunta anterior:

O projeto está suficientemente estruturado para ser analisado e executado?

Essa resposta passa, principalmente, pelo plano de trabalho.

O que é o plano de trabalho em um projeto de PD&I?

O plano de trabalho é o documento que organiza tecnicamente a parceria e descreve como o projeto será executado.

Na prática, ele precisa responder perguntas como:

• O que será desenvolvido?
• Qual é o objetivo do projeto?
• Quais atividades serão realizadas?
• Qual é o cronograma?
• Quanto o projeto custará?
• Quem fará parte da equipe?
• Quais serão as entregas?
• Quais recursos e infraestruturas serão necessários?
• O que ficará sob responsabilidade da empresa?
• O que ficará sob responsabilidade do instituto de pesquisa?

Essas definições parecem operacionais, mas têm reflexos importantes em praticamente toda a estruturação da parceria.

Por que definir as responsabilidades de cada parte é tão importante?

Imagine um projeto no qual a empresa espera receber um protótipo pronto para comercialização, enquanto a equipe de pesquisa entende que sua responsabilidade termina na validação de uma determinada etapa tecnológica.

As duas partes podem estar falando sobre o mesmo projeto e, ainda assim, esperando resultados completamente diferentes. Por isso, uma das partes mais importantes do plano de trabalho é estabelecer quem fará o quê.

Essa definição ajuda a delimitar responsabilidades, organizar o cronograma, estimar custos e estabelecer entregas compatíveis com a atuação de cada participante. Também cria uma base mais objetiva para outras discussões que poderão surgir durante a negociação da parceria.

O plano de trabalho ajuda na definição da propriedade intelectual?

Sim. A definição técnica do projeto é importante para que as partes consigam discutir adequadamente questões relacionadas à propriedade intelectual. 

Antes de negociar titularidade, exploração de resultados ou outras condições relacionadas aos ativos de propriedade intelectual, é importante compreender aspectos como:

o que já existia antes da parceria, o que será desenvolvido durante o projeto e qual será a contribuição de cada parte para os novos resultados.

Quando o escopo técnico e as responsabilidades estão pouco claros, a própria negociação da propriedade intelectual pode se tornar mais difícil.

O mesmo raciocínio vale para confidencialidade, acesso a informações, uso de infraestrutura, publicação de resultados e outras condições que poderão precisar ser disciplinadas.

Por que o projeto passa por diferentes instâncias do instituto de pesquisa?

Uma parceria de PD&I pode envolver diferentes áreas e instâncias institucionais, conforme a natureza do projeto e as regras da instituição. A equipe de pesquisa precisa compreender a viabilidade técnica. Áreas responsáveis por inovação, contratos, propriedade intelectual, administração ou gestão de recursos podem precisar analisar aspectos específicos da proposta.

É justamente por isso que um plano de trabalho bem estruturado ajuda. Quando o projeto chega a essas instâncias com escopo, responsabilidades, orçamento, cronograma e entregas claramente definidos, existe uma base comum para a análise.

Caso contrário, começam as idas e vindas para complementar informações, esclarecer responsabilidades ou redefinir pontos que poderiam ter sido discutidos anteriormente.

É nesse momento que, para quem está do lado de fora, todo esse processo pode ser percebido simplesmente como “burocracia”.

O contrato resolve um projeto mal estruturado?

O instrumento jurídico é uma parte importante da formalização da parceria, mas ele não substitui a estruturação técnica do projeto. Se empresa e instituto de pesquisa ainda não chegaram a um entendimento claro sobre escopo, responsabilidades, recursos, prazos e resultados esperados, essas indefinições tendem a aparecer durante a negociação do instrumento jurídico.

Por isso, começar a parceria perguntando apenas “qual contrato precisamos assinar?” pode antecipar uma discussão jurídica antes de amadurecer o próprio projeto.

Uma pergunta anterior pode ser mais útil: “Temos clareza suficiente sobre o projeto que queremos executar juntos? Como preparar um projeto para avançar com um instituto de pesquisa?"

Antes de iniciar a formalização da parceria, empresa e instituto de pesquisa devem construir uma visão comum sobre o projeto. Isso inclui definir o problema que será enfrentado, o resultado esperado, as atividades necessárias, o cronograma, o orçamento, a equipe e as responsabilidades de cada participante.

Também é importante identificar antecipadamente pontos que exigirão negociação, especialmente quando houver propriedade intelectual preexistente, possibilidade de geração de novos ativos, informações confidenciais, necessidade de uso de infraestrutura específica ou expectativas comerciais relacionadas aos resultados.

Quanto mais cedo essas questões aparecem na conversa, maior a possibilidade de tratá-las de maneira organizada.

Afinal, por que alguns projetos não saem do papel?

Não existe uma única causa.

Procedimentos institucionais podem influenciar os prazos. Negociações jurídicas podem ser complexas. Questões relacionadas à propriedade intelectual, orçamento, contratação e responsabilidades também podem exigir tempo.

Mas existe um ponto que merece atenção antes de todos eles: a estruturação do projeto.

Um plano de trabalho claro não elimina as etapas institucionais necessárias. Ele oferece informações para que essas etapas aconteçam com maior clareza.

Depois de acompanhar diferentes relações entre empresas e instituições de pesquisa, uma pergunta passou a fazer parte da minha análise quando escuto que determinado projeto “não sai do papel”: o que foi colocado no papel antes de começar?

Muitas vezes, é nessa resposta que encontramos o primeiro ponto a ser trabalhado.